Klasik bürolarda, ilk olarak dikkat çeke...

 Klasik bürolarda, ilk olarak dikkat çeken şey, evrak ve çeşitli ebattaki dosyalardır. Sanal ofisler, ofis estetiğine uygun olmayan söz konusu görüntüleri ortadan kaldırıyor. Bugün özellikle de ofis otomasyonunun kullanıldığı çağdaş bürolar, kağıtsız ve dosyasız ofisler olarak gelişiyor. Bilgisayarlar, tüm diğer büro işlerinde olduğu gibi dosyalama işlerinde de köklü değişmelere yol açıyor.
 Bugün çağdaş ofislerde kara kaplı dosyaların yerini, bilgisayar ekranları alıyor. Buna rağmen bilgisayar ortamında saklanması mümkün olmayan birçok belge var ve bunların kullanılmasına devam ediliyor. Sanal dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. Bilgisayarlar, burada da vazgeçilmez bir araçtır. Kişisel doküman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemi konusunda yazılan paket programlar, kağıtsız bir çalışma ortamında olanak sağlıyor.
 Bugün kullanılan birçok yazılım türü, bilgisayar içinde sınırsız sayıda dolap, çekmece ve klasör yaratabilme olanağı sunmaktadır. Eskiden kağıt olarak saklanan tüm dokümanlar, bilgisayar ortamında basit ve kolay bir şeklide dosyalanabilmektedir.
 Sanal evrak yönetim sisteminde arandığında bulunmasında zorluklarla karşılaşılan evraklara bilgisayarın bir tuşuna basmakla ulaşmak mümkündür. Yazılım paketleri içinde oluşturulan dosya dolaplarını sınırsız sayıda raf ve klasör içerecek şekilde tasarlamak ve tüm önemli dokümanları kolaylıkla yerleştirmek mümkün olabilmektedir. Programa istendiği zaman yeni dolaplar, raflar ve klasörler de eklenebilir.
 Evrak yönetimi amacıyla oluşturulan yazılım paketleri otomatik dosyalama olanağı sağlamaktadır. Yazılım paketi, konularına, bölgelerine veya diğer dosyalama sistemlerine göre oluşturulmuş evrakları tanıyarak otomatik dosyalama teknolojisi sayesinde doğru dosyaya yerleştirebilmektedir. Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesiyle başlar ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir.
 Hangi dosyalama sisteminin kullanılacağına karar verildikten sonra, dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına kadar tasarlanması, sistemin etkinliğini artırır. Dosyalama sürecinin aşamaları, fihrist hazırlanması, dosya açılması, kodlanması, etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi, saklanması, dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın imha edilmesi aşamalarından oluşur. Bir evrak, gerekli işlemleri gördükten sonra son aşama belgenin bozulmayacak biçimde korunmasını sağlamaktır. Bunun için yapılacak iş, belgenin belli bir sistem içinde dosyalanması ve raflara kaldırılmasıdır. Bir belge, işlemi yapıldıktan sonra işlemi tamamlayan kişi tarafından gönderilir.