Arşivlemenin sistemli olarak yürütülmes...

 Arşivlemenin sistemli olarak yürütülmesi için öncelikle arşivleme yeri tespit edilmelidir. Arşiv yerlerinin hava koşullarının, belgelerin korunmasına elverişli olması gerekir.
 Arşiv yerinin tespitinden sonra ikinci aşama ise arşiv malzemesi temin etmektir. Arşivlemede kullanılan malzeme, raflar ve çeşitli dolaplar temin edilirken bunların, arşiv doküman, belge ve diğer tüm malzemeleri uzun bir süre koruyacak yeterliliğe sahip olması gerekir.
 Arşivde, belgeler genellikle dosya içinde saklanır. Arşivlemede bir belgenin dosya içindeki düzeni önemlidir. Bu bakımdan bölümler ve alt bölümlere ait belgeler tarih sırasıyla gruplandırılır. Bu gruplamada işletmenin örgüt şemasındaki genel basamak yapısı dikkate alınır. Önce ana bölümler, daha sonra alt bölümlere ait belgeler gruplandırılır. Yıllara göre gruplandırılan belgeler kendi içinde gün, ay, yıl olarak sıraya konur. Bu işlem, önceki tarihten sonraki tarihe doğru yapılır.
 Dosyaların yerleştirildiği kutu üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek için etiket yapıştırılır. Kodlama yaparken kutu numarası ve dosya numarası ya da kodu yazılır. Dosya numarası bölümünde kutuda bulunan dosyaların ilk ve son numaraları ile işlem numarası belirtilir. Eğer kutuda tek bir dosya varsa yıllar yazılabileceği gibi kutu içerisindeki dosya ile ilgili bilgide verilebilir. Kodlama işlemi bittikten sonra arşive konulan dosyaların tümünün listesi çıkarılır. Bu listenin bir örneği arşivden sorumlu memurda bulunur.
 Kurum ve kuruluşlar, arşiv faaliyetlerini bir düzen çerçevesinde yürütürler. Yürütülen bu faaliyetler topluluğuna arşivleme denir. Örgütlerde, arşivleme bildiğimiz geleneksel yöntemlerle olabildiği gibi bilgisayar teknolojisinden yararlanarak geliştirilen ofis otomasyonuna dayalı yöntemlerle de yapılabilmektedir.
 Bilgisayarların ofis faaliyetlerinin vazgeçilmez araçları olmasından sonra elektronik arşiv uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektronik arşivlerde; herhangi bir evrakın, daha rahat ve güvenilebilir bir şekilde aranabilmesi ve ihtiyaç duyulan belgenin kolaylıkla bulunabilmesi mümkündür. Arşivleme, adından da anlaşıldığı gibi değerli olan dokümanların bozulmadan korunması amacıyla yapılır. Bu nedenle elektronik arşivleme yöntemleri kullanıldığı zaman, arşiv dokümanlarını bozmayacak yöntemler kullanılmalıdır. Belgelerin bilgisayar ortamına aktarılırken özelliklerinin bozulmamasına dikkat edilmelidir. Bu amaçla evrakın bilgisayara aktarılmasında, belgeye zarar vermeyen soğuk ışık kaynaklı tarayıcılardan yararlanılmalıdır.