Dosya, belgelerin konulduğu dosyalama a...

 Dosya, belgelerin konulduğu dosyalama aracıdır. Karton veya plastikten oluşan dosyalar içine girecek belge ortaya çıktığı zaman açılırlar. Bir dosya yaklaşık yüz belge muhafaza etmektedir. Bir dosya tamamen dolmadan yeni dosya açılmamalıdır. Belge sayısı fazla olduğu zaman dosya açılmalıdır.
 Dosyalama yapılırken planlama sürecine kurumun ihtiyaçları analiz ederek başlanır. Dosyalara kimin erişeceğine ve sorumlu olacağına, nasıl, nerede ve hangi olanaklar ile erişileceğine karar verilir.
 Dosyalama yapılırken birkaç belge için dosya açmak yerine genel isminde bir dosyada birbirinden farklı konulardaki dosyalar sınıflandırılabilir. Belge sayısı arttığı zaman konuya uygun dosya açılabilir. Yeni açılmış dosyalar mutlaka etiketlenmelidir. Dosyanın içeriğini anlamada ve klasör içinde bulmada bu etiketler bize yardımcı olacaktır.
 Etiket üzerine dosyanın başlığı, kodu ve içinde yer alan konu yazılmalıdır. Fakat gereksiz kısaltmalardan kaçınmak gerekmektedir. Anlaşılamayan dosya adları karışıklığa neden olabilir. Dosyalamadan sorumlu kişi tarafından belgeler sınıflandırılmalı ve sıraya konulmalıdır. Hangi belgenin dosyalanacağı ya da imha edileceğini bilmelidir. Bunun için görevlinin yapacağı ilk iş kullanılacak sisteme göre belgeleri sınıflandırmaktır.
 Kurumda ana dosyalama sitemi olarak coğrafi sistem varsa belgelerin coğrafi bölgelere göre sınıflandırması gerekir. Bu işlemi yapacak kişinin, günlük, haftalık ve aylık olarak düzenli bir şekilde dosyalama işlemini gerçekleştirmesi gerekir.
 Örneğin masasında yazılacaklar, gönderilecekler, dosyalanacaklar, sorulacaklar şeklinde raflar oluşturarak, belgeleri tasnif etmeden önce burada bekletebilir. Sorulacak belgeleri ilgili yerlerin sorumlularına danışarak dosyalama yapıp yapmayacağına karar verebilir.
 Yapılan araştırma ve planlama sonucunda ihtiyaçları karşılayacak dosyalama sisteminin seçimi gerçekleştirilir. Seçilen dosyalama sistemine uygun olarak dosya planı hazırlanır. Yapılan dosya planı sayesinde kurum içinde ve bağlantılı ofislerindeki dosyalama işlemlerinde bir bütünlük sağlanmış olur. Planlama süreci içerisinde belgelerin üretim aşamaları, kimler tarafından dosyalanacağı, erişim yetkilerinin kimlere verileceği, yok edilme sürecinde hangi personelin görev alacağı ve arşivlemeden kimlerin sorumlu olacağı plan dahilinde belirlenmelidir. Böylece kurumdaki iş akış sürecinde sorun yaşanmayacaktır. Örneğin üretim yapan bir fabrika içerisinde personele ait ücret ödeme tablosu belgesine ve bu belgelerin düzenli tutulduğu dosyalara erişebilen kişiler bellidir.