Arşivlerde uygulanacak dosyalama ve sak...

 Arşivlerde uygulanacak dosyalama ve saklama sistemlerini arşivlerin örgütlenmesi ve dokümanların türü bakımından ayrı ayrı incelemek gerekmektedir. Bütün kurum ve kuruşlular birim ve kurum arşivlerini kurmakla yükümlüdürler. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivlerinde yapılmaktadır. Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri yapılamaz.
 Her kurum ve kuruluş, özelliklerine göre altı yıl veya daha fazla süre saklanacak dokümanları toplu olarak kurum arşivinde saklayabilir. Kurum arşivi, kurum ve kuruluşların merkez teşkilatları içinde yer alan, arşiv malzemesiyle birim arşivlerindeki saklama sürelerine göre bir ile on yıl süreyle saklandığı merkezi arşiv birimleridir.
 Birim arşivi birçok birimdeki evrak veya dosya servisinde ayrılan bir göz dolap ya da bir odadır. Belgeler ve dosyalar özelliklerine ve türlerine göre birim arşivlerinde bir ile beş yıl süreyle saklanmaktadır. Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan ve arşivlik malzeme kurum arşivine devredilecek olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.
 Kurum arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi özelliği olan arşivlik malzeme arşiv genel müdürlüğüne devredilecek olanlar şeklinde ayrılır. Hazırlanacak devir listeleri ve kayıt defterleri ile arşiv genel müdürlüğüne devredilir Günlük işlemlerde fiilen rolü bulunan saklanmaları belli sürelerde kanunlarla ve çeşitli mevzuatlarla belirlenmiş arşiv malzemelerine hiçbir zaman ayıklama ve imha işlemleri uygulanmaz. Bunun dışındaki arşivlerde yer alan tüm arşiv malzemeleri saklama sürelerinin sona ermesiyle birlikte kurumun oluşturduğu ayıklama ve imha komisyonları tarafından yok edilir.
 Belge tasfiye aşamasının bu noktasında örgütün kendisi, her belge serisinin kendi idari amaçlarına veya kanuni ihtiyaçlarına hizmet vermek için ne kadar süre ile saklanması gerektiğine karar vermiş olmalıdır. Programda olan serilerin hangilerinin idarenin ilgi alanı ötesinde bir değer taşıyıp taşımadığı ve eğer bir değer taşıyorsa millî arşivin bir parçası olarak saklanması için yeterli değere sahip olup olmadığı hakkında karar vermek arşiv yetkililerine aittir.
 Belgelerin değerlendirmesi, idare tarafından önerilen saklama ve tasfiye şartlarının ve taslak listelerinin gözden geçirilmesiyle başlar. Listede önemsiz idari fonksiyonlar, idari evraklar veya alt seviyelerindeki işlemler ile ilgili belgeler bulunabileceğinden imha edilmesi gereken seriler mutlaka olacaktır. Ayrıca parlamentonun işleri, antlaşmalar, diplomatik yazışmalar, askeri planlar, bakan yardımcılarının yazışmaları ve siyasi dosyalar, önem taşıyan kanuni kararlar, planlama dosyaları ile ilgili seriler de listede yer alabilir. Dolayısıyla bunların birer arşiv belgesi olarak saklanması gerekir.