Yazılı olan kağıtları konusuna göre ayı...

 Yazılı olan kağıtları konusuna göre ayırma, birleştirme, taşıma ve saklanmasına yarayan karton, naylon kap ya da kapaklara dosya denir. Bürolarda belge niteliğinde olan her şey kullanıldıktan sonra atılmakta veya daha sonra başvurmak amacıyla dosyalanmaktadır.
 Dosya türleri, telli dosya, tam kapaklı dosya, yarım kapaklı dosya, cepli dosya, askılı dosya ve askılı dosya havuzu şeklinde sıralanmaktadır. Dosyalama işlemi, genellikle dosyaların harf sırasına göre alfabetik olarak sıralandığı alfabetik dosyalama sistemi, dosya içerisinde bulunan yazışma evrakının ve dosyaların tarihleri esas alınarak yapılan tarihsel dosyalama sistemi olarak sıralanabilir.
 Bürolarda dosyalama işlemleri evrak işlerinin daha düzenli, pratik ve kolay hale getirilmesini sağlamak amacıyla yapılır. Etkin bir dosyalama aynı zamanda evrakın bozulmasını önler ve korunmasını sağlar. Dosyalamanın amacı, evrak ve belgeleri arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde ve belirli bir sisteme göre korunmasıdır.
 Dosyalama, örgütsel verimlilik ve etkinliğe büyük katkı sağlar. İstenen yazılara, istendiği anda ulaşmak, iyi bir dosyalama sayesinde mümkün olabilir. Belgelere istenildiği zaman kolaylıkla ulaşılmasının, zaman yönetimi açısından büyük bir önemi vardır. Dosyalar kurumların hafızalarıdır.
 Dosyalama sisteminin kurulmasında araçların tanınması, özelliklerinin bilinmesi ve sisteme en uygun araçların seçilmesi önemlidir. Çünkü araçlar, sistemin işleyişini kolaylaştırır veya zorlaştırır.
 Dosya, mektupların, raporların ve benzer yazıların koyulduğu, ikiye katlanmış karton veya plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Bir dosyanın içine koyulabilecek belge sayısı, dosyanın büyüklük ve kalınlığına ve konulacak belgeye göre değişir. Bilgisayar ortamında ise dosya, içine çeşitli metinlerin ve sayıların yazılarak kaydedilebildiği sayfalar olarak tanımlanabilir.
 Klasör, dosyaların koyulmasına yarayan kalın karton veya mukavvadan ya da benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. Klasör, içine dosya koyulacak büyüklüktedir. Bilgisayar ortamında ise klasör, içine alt klasör ve dosyaların kaydedilebileceği alanlardır.
 Belgeler, dosya veya klasörlere koyulduktan sonra belirlenen dosyalama sistemine göre dolaplara yerleştirilir ve saklanır. Dosya dolapları, çekmeceli veya raflı olur, kullanış amacına göre çeşitli ölçülerde ve büyüklüktedirler. Mektuplar, haritalar, kitaplar, filmler, manyetik bantlar ve disketler, CD'ler için kullanılan dosya dolapları birbirinden farklıdırlar.
 Bu nedenle amaca ve dosyalama sistemine uygun dosya dolabı seçilmelidir.